Procédure interne de traitement d'un dossier d'assurance

Une procédure interne décrit comment un dossier passe de la demande du client à sa clôture : qui reçoit, qui vérifie, qui écrit, qui signe, où le document est classé. Dans une agence d'assurance, elle évite qu'un dossier dépende de la mémoire d'une seule personne. Elle sert aussi aux nouveaux collaborateurs, qui n'ont pas encore les réflexes de l'équipe. Le prompt ci-dessous transforme vos pratiques, décrites en vrac, en une fiche structurée. Il ne fixe pas de règle que vous n'avez pas décidée.

La procédure reste la vôtre. Elle décrit ce que l'agence fait, et non ce que l'assistant pense qu'il faudrait faire. Les points juridiques et les délais sont à vérifier dans les textes et les contrats ; la fiche doit les signaler comme tels.

Le prompt de fiche de procédure

Décrivez la pratique en quelques lignes, sans nom de client. Puis copiez le prompt.

Tu aides une agence d'assurance à rédiger une fiche de procédure interne. Tu organises ce que je décris ; tu n'ajoutes aucune règle.

Type de dossier : [par exemple souscription d'un contrat habitation, modification de contrat, sinistre].
Pratique actuelle, en vrac : [décrivez les étapes telles qu'elles se passent aujourd'hui].
Personnes concernées : [fonctions, sans noms].

Produis la fiche avec les rubriques suivantes :
1. Objet et champ d'application.
2. Pièces à recevoir, avec la personne qui les vérifie.
3. Étapes numérotées, chacune avec son responsable.
4. Points de contrôle avant écriture au client.
5. Classement du dossier.
6. Délais : reprends ceux que j'ai indiqués ; pour les autres, écris « [à compléter] ».
7. Points à faire valider par le responsable ou un conseil.

Règles :
- N'écris aucune obligation réglementaire sans la source que je t'ai donnée.
- Ne propose aucune étape que je n'ai pas décrite, sauf dans la rubrique 7.
- 1 page au plus, phrases courtes.
Si une étape me semble manquer, pose-moi la question avant de rédiger.

Le point 7 est important : c'est là que l'assistant signale ce qui doit être tranché, au lieu de l'écrire comme une règle.

Le prompt de contrôle de cohérence

Une fois la fiche rédigée, ce second prompt vérifie qu'elle se tient.

Voici la fiche de procédure : [collez la fiche].
1. Vérifie que chaque étape a un responsable.
2. Signale les étapes qui dépendent d'une étape non décrite.
3. Signale les délais écrits en dur et demande-moi leur source.
4. Signale les termes employés sans définition.
Ne réécris rien : donne-moi la liste des corrections à faire.

À vérifier : un délai sans source est à retirer ou à marquer « [à vérifier] ».

Un exemple concret

Une agence décrit en quatre lignes sa pratique sur la souscription d'un contrat habitation : le client envoie ses pièces par mail, l'assistante les range, le courtier vérifie la cohérence des informations, puis le contrat est envoyé pour signature. Le prompt obtient une fiche de deux pages. Le point 6, « délais », contient « [à compléter] » partout, car l'agence n'a pas indiqué les délais. Le point 7 demande au responsable de dire qui signe le contrat et où le double est classé.

Le contrôle de cohérence signale que l'étape « vérification » n'a pas de responsable, et que « dossier complet » n'est pas défini. L'agence complète les deux points avant de diffuser la fiche.

Ce que la fiche ne doit pas contenir

Pas de conseil de garantie, pas de montant de prime indicatif, pas de règle de tarification. Pas non plus de nom de client dans un exemple : utilisez « le client A ». Et pas de copie d'un texte d'assureur sans l'autorisation de l'assureur.

À vérifier

• Que chaque étape a un responsable désigné par sa fonction.
• Que les délais viennent des textes ou des contrats, et non d'une estimation.
• Que la fiche a été validée par le responsable.
• Que la date de mise à jour est indiquée en bas de la fiche.
• Qu'aucune donnée personnelle ne figure dans les exemples.
• Qu'un point de contrôle est prévu avant tout envoi au client.

Pour aller plus loin

L'ORIAS rappelle que « L'immatriculation de ces intermédiaires sur ce Registre est obligatoire. » La procédure doit indiquer qui, dans l'agence, est immatriculé et peut signer.

Pour la partie sinistre, la page déclaration de sinistre décrit l'étape d'accompagnement client, à reprendre dans votre fiche.

Pour les données, la CNIL indique que les utilisateurs devraient « soumettre que des informations qu'ils sont autorisés à partager » à un système d'IA. Précisez-le dans la fiche : ce qui peut être saisi dans un outil, et ce qui ne le peut pas.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez. La fiche reste la référence écrite.

Datez la fiche, gardez les versions précédentes et indiquez qui l'a validée.