Compte rendu de rendez-vous client et fiche de recueil des besoins

Après un rendez-vous avec un client, le compte rendu fixe ce qui a été dit, ce qui a été demandé et ce qui reste à faire. C'est aussi la fiche de recueil des besoins : les situations du client, ses projets, les documents reçus et ceux qui manquent. Une bonne trame évite qu'un détail important ne disparaisse entre le rendez-vous et le dossier. Le prompt ci-dessous transforme vos notes brutes en un compte rendu structuré, sans rien ajouter qui n'ait été dit.

Ce document n'est pas un avis. Il ne dit pas quelle garantie est adaptée au client : il dit ce que le client a exprimé et ce qui doit être vérifié. Le conseil, s'il est donné, est écrit par le courtier dans son propre document, avec sa justification.

La trame de compte rendu

Gardez cette trame dans votre outil de gestion ; l'assistant la remplit à partir de vos notes.

1. Identité du dossier : date du rendez-vous, nom du client (ou référence interne), personne présente.
2. Objet du rendez-vous : une phrase.
3. Situation déclarée : activité, logement, véhicule, personnes à charge, selon le contrat concerné.
4. Contrats existants : type, assureur, échéance, sans numéro de contrat.
5. Besoins exprimés, avec les mots du client entre guillemets quand c'est possible.
6. Documents reçus et documents manquants.
7. Points à vérifier par le courtier avant tout conseil.
8. Prochaine étape, avec une date.

Le prompt de compte rendu

Tu aides un courtier d'assurance à rédiger le compte rendu d'un rendez-vous client, à partir de mes notes brutes.

Notes : [collez vos notes, sans nom de famille ni numéro de contrat ; remplacez-les par « le client » ou une référence interne].
Contrat concerné : [type de contrat].
Date du rendez-vous : [JJ/MM/AAAA].

Produis le compte rendu avec les rubriques suivantes, dans cet ordre : identité du dossier, objet, situation déclarée, contrats existants, besoins exprimés, documents reçus, documents manquants, points à vérifier par le courtier, prochaine étape avec date.

Règles :
- Ne rajoute rien qui ne figure pas dans mes notes. Si une rubrique est vide, écris « non renseigné ».
- Les besoins restent ceux du client. N'écris aucune recommandation, aucune garantie conseillée, aucun avis sur ce qui est adapté.
- Mets entre guillemets les mots exacts du client quand mes notes les donnent.
- Pas de donnée de santé : si mes notes en contiennent, écris « information de santé communiquée, à traiter selon les règles du dossier » sans la reprendre.
Si une information te semble manquer pour la prochaine étape, pose-moi la question avant de rédiger.

Ce prompt évite le piège le plus fréquent : l'assistant complète une rubrique par une idée qu'il croit juste. La règle « non renseigné » laisse le vide visible, et le courtier le comble lui-même.

La fiche de recueil des besoins

Ce second prompt sert à préparer la fiche avant le rendez-vous, pour ne rien oublier de demander.

Je prépare un rendez-vous avec un client qui souhaite [faire le point sur son assurance habitation, sa responsabilité professionnelle, sa prévoyance].
Donne-moi une liste de questions ouvertes, classées en quatre thèmes : situation, contrats en place, documents disponibles, attentes. 12 questions au plus.
N'écris aucune question qui demande un numéro de sécurité sociale, un détail médical ou un identifiant bancaire.
Pour chaque question, indique le document qui permettrait de vérifier la réponse.

Un exemple concret

Un courtier rencontre un artisan qui veut revoir son assurance responsabilité civile professionnelle. Il tape en quatre lignes ses notes : chiffre d'affaires en hausse, deux chantiers par mois en dehors du département, contrat actuel échu en mars, attestation de l'ancien assureur demandée. Le compte rendu obtenu reprend ces éléments dans les rubriques, laisse « non renseigné » pour la liste des chantiers et met en « documents manquants » l'attestation. Le point « à vérifier par le courtier » indique : confirmer le périmètre géographique avant tout échange sur les garanties.

Le courtier vérifie chaque ligne avec ses notes d'origine et ajoute lui-même le numéro de dossier. Le document reste dans l'outil de gestion, pas dans une conversation partagée.

Ce qu'il ne faut pas faire

Ne collez pas le compte rendu tel quel dans un message au client sans relecture. Ne laissez pas l'assistant reformuler un besoin en termes de garantie : un « besoin de protection juridique » écrit par l'outil n'est pas un besoin exprimé par le client. Gardez les deux listes séparées.

À vérifier

• Que chaque élément du compte rendu figure dans vos notes d'origine.
• Que les rubriques vides sont restées « non renseigné ».
• Qu'aucune garantie n'a été proposée par l'assistant.
• Qu'aucune donnée de santé ou identifiant n'a été recopié.
• Que la prochaine étape a une date.
• Que la durée de conservation du document est celle exigée pour votre activité.

Pour aller plus loin

La fiche de recueil doit suivre la même forme d'un client à l'autre, pour que les rendez-vous soient comparables. Le prompt de la page mail de pièces manquantes reprend la liste des documents à demander après le rendez-vous.

Le registre ORIAS indique que « L'immatriculation de ces intermédiaires sur ce Registre est obligatoire. » Le compte rendu doit donc être signé par une personne dont l'immatriculation est vérifiée.

Pour garder une trame commune entre collaborateurs, ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Relisez, datez et classez le document dans le dossier du client avant de passer à la suite.