Doit-on demander toutes les pièces d'un coup ?

C'est préférable. Une liste unique, avec pour chaque pièce la raison de la demande, évite plusieurs allers-retours. Si la liste est longue, séparez les pièces indispensables de celles qui ne servent qu'à compléter le dossier.

Peut-on demander une pièce qui contient des données de santé ?

Seulement si le dossier le rend nécessaire, et dans le cadre prévu. Cette page ne décrit pas ces règles : vérifiez-les avant de demander un document de ce type, et ne le faites pas figurer dans un outil d'IA.

Que faire si le client ne répond pas ?

Relancez une fois, par écrit, en rappelant la liste et la date limite [à compléter]. Gardez une trace de chaque envoi dans le dossier.

Demander les pièces manquantes d'un dossier d'assurance par mail

Un dossier d'assurance avance rarement d'un seul coup. Il manque une attestation, une copie de pièce d'identité, un relevé, un devis. La demande de pièces manquantes est un mail banal, mais il fait gagner des semaines s'il est clair : une liste numérotée, la raison de chaque pièce, une date limite et la personne à joindre. Le prompt ci-dessous produit ce mail à partir de la liste que vous avez établie.

Le mail ne doit demander que ce qui est utile au dossier. C'est une règle de prudence pour le client comme pour le courtier : moins on collecte de données personnelles, moins il y a de risques à les traiter. La CNIL indique que les utilisateurs devraient « soumettre que des informations qu'ils sont autorisés à partager » à un système d'IA. Le même principe vaut pour les pièces que vous réclamez.

Le prompt de demande

Établissez d'abord votre liste à la main : quelles pièces manquent, à quoi elles servent. Puis copiez le prompt.

Tu aides un courtier d'assurance à écrire à un client pour lui demander des pièces manquantes à son dossier.

Client : [prénom, vouvoiement].
Dossier : [type de contrat ou de demande].
Pièces à demander, avec leur raison, une par ligne : [liste, par exemple « attestation de l'assureur précédent : pour reprendre l'historique »].
Date limite : [JJ/MM/AAAA, ou « [à compléter] » si je ne l'ai pas].
Moyen de réponse : [adresse mail de réponse, ou dépôt dans l'espace client].

Règles :
- Présente les pièces en liste numérotée, avec la raison de chaque demande en une phrase.
- N'ajoute aucune pièce qui ne figure pas dans ma liste.
- Pour une pièce qui peut ne pas exister, écris « si vous la possédez ».
- Ne demande ni numéro de sécurité sociale, ni RIB si je ne l'ai pas listé, ni document de santé.
- Termine par le nom de la personne à contacter.
- 12 lignes au plus, hors liste.
Si une information manque, pose-moi la question avant de rédiger.

Le prompt impose la liste des pièces. L'assistant ne doit pas élargir la demande de sa propre initiative, car une demande trop large passe mal et expose à collecter des données inutiles.

Le prompt de vérification de la liste

Ce second prompt sert avant l'envoi. Il vérifie que chaque pièce demandée a une raison et que rien de sensible ne s'y trouve.

Voici la liste des pièces que je veux demander à un client : [collez la liste].
1. Pour chaque pièce, dis si la raison donnée est claire.
2. Signale toute pièce qui contient probablement des données de santé, une pièce d'identité ou des coordonnées bancaires.
3. Signale les pièces en double.
Ne supprime rien à ma place : donne-moi seulement la liste des points à décider.

À vérifier : le point 2 est une alerte, pas un verdict. Une pièce signalée se traite selon les règles de votre cabinet et de votre assureur.

Un exemple concret

Une cliente souscrit une assurance habitation avec reprise de l'historique de son ancien assureur. Il manque l'attestation de l'ancien assureur, la date de résiliation et un relevé de sinistres. Le courtier met ces trois lignes dans le prompt, indique la date limite « [à compléter] » parce qu'il ne l'a pas encore fixée avec l'assureur, et demande la réponse par mail.

Le mail obtenu : trois pièces numérotées, chacune avec sa raison (« pour reprendre l'historique des sinistres »), la mention « si vous la possédez » pour le relevé, la date à compléter, le nom du courtier. Le courtier vérifie la date limite avec son assureur, la remplit, puis envoie.

Ce qu'il faut éviter

N'écrivez pas « il nous manque tout le dossier » : le client ne sait pas quoi faire. N'écrivez pas non plus une liste qui revient deux fois. Un mail qui demande en même temps un document et son équivalent suscite des questions. La liste doit être exacte et complète dès le premier envoi.

À vérifier

Que chaque pièce demandée figure dans votre dossier comme manquante.
Que chaque pièce a une raison écrite.
Que la date limite est une date décidée, pas une estimation de l'assistant.
Qu'aucun numéro de sécurité sociale, aucune donnée de santé et aucun RIB non listé n'ont été demandés.
Que la personne à contacter est exacte.
Que la relance d'une seule fois est prévue dans votre procédure.

Pour aller plus loin

L'ORIAS indique que « L'immatriculation de ces intermédiaires sur ce Registre est obligatoire. » Le mail doit être signé par une personne immatriculée ; vérifiez-le avant d'écrire au nom du cabinet.

Pour une demande d'information générale, sans lien avec un dossier, les prompts du site mails donnent une structure simple qui reste utilisable, à condition d'ajouter les éléments propres à l'assurance.

Le compte rendu du rendez-vous, qui recense les documents reçus et manquants, est traité dans la page compte rendu de rendez-vous client.

Pour retrouver rapidement vos listes de pièces, ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Classez les pièces reçues dès leur arrivée et notez la date de réception : le dossier ira plus vite.