Relancer un client avant le renouvellement de son contrat

Un mail de relance avant le renouvellement sert à prévenir le client qu'une échéance approche et à lui proposer de faire le point. Il ne doit ni promettre une économie, ni annoncer une garantie que vous n'avez pas vérifiée. Le prompt ci-dessous produit un brouillon court, sans argument commercial, avec des emplacements vides pour tout ce que votre dossier ne dit pas. Vous restez responsable du contenu envoyé.

Avant de copier le prompt, posez-vous une question simple : ce message parle-t-il d'un contrat que le client a déjà, ou cherche-t-il à le convaincre d'en prendre un autre ? La première situation est une information liée au contrat. La seconde est de la prospection, et les règles de consentement de la CNIL s'appliquent. Le texte de la CNIL dit que la prospection par courriel vers des particuliers « repose, en principe, sur le recueil préalable du consentement ». Il existe une exception pour les clients, mais elle a des conditions : la prospection doit concerner « des produits ou services similaires à ceux déjà achetés, fournis par la même entreprise », et la personne doit pouvoir s'opposer facilement.

Le prompt de relance

Copiez ce prompt dans votre assistant. Remplacez les crochets par vos informations. N'ajoutez ni numéro de contrat, ni nom de famille, ni information de santé.

Tu aides un courtier ou un agent général d'assurance à rédiger un mail de relance avant le renouvellement d'un contrat [type de contrat, par exemple habitation ou responsabilité civile professionnelle].

Destinataire : [prénom du client].
Date d'échéance du contrat : [JJ/MM/AAAA].
Ce que le dossier indique : [éléments utiles, par exemple la formule ou le nom de la garantie principale].

Règles :
- Le mail informe sur l'échéance et propose un échange. Il ne vend rien et ne compare pas les prix.
- N'écris aucun délai, aucun montant, aucune garantie qui ne figure pas dans mes éléments. Mets « [à compléter] » à la place.
- Vouvoiement, 10 lignes au plus, phrases courtes.
- Termine par une phrase qui propose de répondre ou de prendre rendez-vous.
Si une information manque, pose-moi la question avant de rédiger.

Ce prompt produit un mail sobre. Les « [à compléter] » ne sont pas un défaut : ce sont les points que vous devez compléter à partir du contrat.

Vérifier la nature du message

Ce second prompt aide à trancher la question avant l'envoi. Il ne donne pas d'avis juridique : il range les éléments et pose les questions à traiter.

Voici le mail de relance que je prépare : [collez le texte].
Voici la liste des destinataires, avec pour chacun : contrat en cours (oui ou non), date de la dernière relation, accord d'être contacté (oui, non, inconnu).

1. Classe chaque destinataire : contrat en cours, ancien client, prospect.
2. Pour chaque catégorie, signale si le mail contient un élément commercial (offre, comparaison, argument de prix).
3. Dresse la liste des questions que je dois poser à mon responsable ou à mon conseil avant l'envoi.
Ne donne pas d'avis juridique : signale seulement ce qui mérite une vérification.

À vérifier : le classement des destinataires doit venir de vos fichiers, pas d'une supposition de l'assistant.

Un exemple concret

Un courtier doit relancer une cliente dont l'assurance habitation arrive à échéance le 31/12/2026. Il a le nom de la formule dans le dossier, rien d'autre. Avec le premier prompt, il obtient un mail de huit lignes : bonjour, l'échéance du contrat est fixée au 31/12/2026, la formule Confort reste inscrite au dossier, il propose un court échange avant la date, et signe. Le délai de préavis n'apparaît pas, car il ne figurait pas dans les notes : le mail porte « [à compléter] ». Le courtier le vérifie dans le contrat avant d'envoyer.

Le même courtier voit que la cliente ne figure pas dans son fichier de clients actifs. Avec le second prompt, l'assistant le signale : ce destinataire relève de la prospection et non de l'information. Le mail est alors retiré de la campagne.

Le point à ne pas déléguer

Le choix de la date, la forme de la relance et la décision d'envoyer restent les vôtres. L'assistant met en forme et range vos éléments ; il ne sait pas ce qu'a signé votre client, ni ce que dit son contrat à jour.

À vérifier

• La date d'échéance, reprise du contrat et non d'une note.
• L'absence de montant, de délai ou de garantie non vérifiés.
• La nature de chaque destinataire : contrat en cours, ancien client ou prospect.
• L'accord d'être contacté, quand il est requis.
• Le lien de désinscription, quand le message relève de la prospection. La CNIL demande de « prévoir un moyen simple d'opposition ou de désinscription » et de le rappeler « dans chaque message lorsqu'il est requis ».
• Le délai à respecter avant l'échéance : vérifiez-le dans les conditions du contrat et dans les textes en vigueur, car cette page ne l'indique pas.

Pour aller plus loin

Pour une relance destinée à un prospect, la règle du consentement change tout : le mail doit d'abord être justifié. Les prompts de relance générale du site mails donnent une structure de demande d'information utile pour une question simple, sans parler de contrat.

Pour garder une trace des relances faites et des réponses reçues, vous pouvez aussi tenir une liste dans votre outil de gestion. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Relisez chaque mail avant envoi, et gardez le texte final avec la date d'envoi dans le dossier du client.