Peut-on coller un contrat d'assurance sans le nom du client ?

Seulement après avoir retiré tout ce qui identifie la personne : nom, adresse, numéro de contrat, immatriculation d'un véhicule, date de naissance. Une combinaison de détails peut identifier quelqu'un même sans son nom.

Les données de santé sont-elles concernées ?

Oui, dans un contrat de prévoyance ou de santé, elles le sont souvent. La page de la CNIL lue ne traite pas explicitement des données de santé : vérifiez les règles qui s'appliquent avant toute saisie, et ne collez jamais un document médical.

Que faire si un collaborateur a déjà collé un dossier dans un outil ?

Signalez-le à votre responsable tout de suite, notez ce qui a été saisi et vérifiez avec votre conseil la conduite à tenir. Ne supprimez pas les traces avant d'avoir pris cet avis.

Données clients d'assurance et IA : ce qu'on ne colle pas

Un courtier ou une agence d'assurance manipule des données parmi les plus sensibles qui soient : identité, revenus, biens, historique de sinistres, parfois santé. Un assistant IA est utile pour reformuler une lettre ou structurer une liste, mais il ne doit pas recevoir ces données. Cette page dit ce qu'il ne faut pas coller, ce qu'on peut garder, et comment anonymiser une situation avant de la décrire. Elle ne dit pas comment traiter légalement ces données : cette question relève de votre responsable et de votre conseil.

La règle de base vient de la CNIL. Dans ses questions-réponses sur les systèmes d'IA générative, elle indique que les utilisateurs devraient « soumettre que des informations qu'ils sont autorisés à partager », et recommande de « ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles » sur un service grand public. Elle ajoute, pour un système fourni sous forme d'API, qu'il faut être « particulièrement vigilant sur les données soumises au système d'IA, en évitant autant que possible la saisie de données personnelles ».

Ce qu'on ne colle jamais

Un nom, un prénom, une adresse, un numéro de téléphone ou une adresse mail de client.
Un numéro de contrat, un numéro de sinistre, une immatriculation de véhicule.
Un relevé bancaire, un RIB, un numéro de carte.
Une pièce d'identité, un avis d'imposition, un bulletin de salaire.
Un document médical, une ordonnance, un compte rendu de médecin-conseil.
Une photo des dégâts où figurent des personnes ou une adresse identifiable.

Ce qu'on peut décrire sans identifier

Le prompt ci-dessous vous aide à décrire une situation sans y mettre de données. Il remplace chaque élément identifiant par une étiquette, et le texte peut ensuite être utilisé pour une question générale.

Voici la description d'une situation de dossier, avec ses éléments identifiants : [collez, en remplaçant vous-même les noms, adresses et numéros par des étiquettes].
Ta tâche : reformule-la en gardant la nature du sujet (type de contrat, type de sinistre, étape de la procédure), en remplaçant toute donnée restante par « [donnée retirée] ».
Ne demande aucune donnée identifiante. Si la situation ne peut pas être décrite sans identifier la personne, dis-le-moi et arrête-toi.

À vérifier : relisez le résultat comme si vous le lisiez en étant tiers. Une date exacte, une commune et une profession peuvent suffire à reconnaître quelqu'un.

Le prompt de contrôle avant envoi

Avant de coller un texte, faites-le contrôler par un second prompt. Il ne remplace pas votre relecture.

Voici un texte que je veux coller dans un assistant : [collez le texte].
Relève les éléments qui peuvent identifier une personne : noms, adresses, numéros, dates de naissance, immatriculations, comptes bancaires, informations de santé.
Pour chacun, écris l'étiquette qui le remplace.
Ne réécris pas le texte : donne seulement la liste.

À vérifier : si la liste est vide, ne concluez pas trop vite. Le contrôle repère des formes connues, pas toutes les situations.

Un exemple concret

Une collaboratrice veut obtenir de l'aide pour rédiger une lettre à un client dont le sinistre a été refusé pour une cause technique. Elle copie le dossier tel quel : nom, adresse, numéro de contrat, date du sinistre, copie de l'avis de l'expert. Le second prompt relève six éléments identifiants. Elle les remplace par « le client », « le contrat [N] », « la date du sinistre ».

Elle garde seulement la nature du sinistre (dégât des eaux, cause technique) et la question qu'elle pose : comment expliquer simplement une décision technique sans la justifier. Elle n'envoie jamais l'avis de l'expert à l'assistant, car il contient des éléments médicaux ou personnels qui ne sont pas nécessaires à la rédaction.

Ce que dit la CNIL sur la réutilisation

La CNIL indique qu'une option consiste à « désactiver la possibilité pour le fournisseur du système de réutiliser les données d'usage ». Lorsque les données peuvent être réutilisées par le fournisseur selon ses conditions, l'organisme doit faire une analyse au cas par cas. Vérifiez donc les conditions de votre outil avant tout usage, et n'en déduisez pas que la saisie est permise parce que le paramètre est activé.

Pour la prospection par courriel, la CNIL indique que l'information fournie lors de la collecte doit « porter notamment sur l'identité de l'entreprise, l'objectif poursuivi ». Pour la lettre à vos clients, la page lettre d'information reprend cette règle de consentement et de désinscription.

Ce qu'il faut faire en cas d'erreur

Si une donnée a été saisie par erreur, prévenez votre responsable sans attendre. Notez ce qui a été saisi, à quelle date et dans quel outil. Ne supprimez pas l'historique avant d'avoir pris l'avis de votre conseil : la conduite à tenir dépend de l'outil et de ce qui a été collé.

À vérifier

Que le texte ne contient aucun nom, numéro, adresse, immatriculation ni compte bancaire.
Qu'aucune donnée de santé ou document médical n'est saisi. La page lue de la CNIL ne traite pas explicitement ce point : vérifiez les règles avec votre conseil.
Que les conditions de votre outil d'IA indiquent si les données peuvent être réutilisées par le fournisseur.
Que les collaborateurs connaissent cette liste et savent à qui signaler une erreur.
Que la liste de ce qu'on ne saisit pas est affichée près de l'outil.
Que l'agence a un contact pour répondre aux questions sur la protection des données.

Pour aller plus loin

Les prompts du site mails donnent une forme pour une demande d'information, à utiliser sur un texte déjà anonymisé.

L'ORIAS rappelle que « L'immatriculation de ces intermédiaires sur ce Registre est obligatoire. » Cela ne dit rien des données, mais rappelle que la personne qui traite le dossier doit être identifiable et responsable de ses écrits.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez. Décidez vous-même quels documents y entrent : la même règle de prudence s'applique.

Gardez une liste écrite de ce qui peut être saisi dans chaque outil, avec la date de sa mise à jour.